管理层次 
　　 黄城网络办公系统 采用用户自己设置的权限管理机制，更贴近用户的需求。管理者可以根据本单位的需要自行设计工作角色和职务、部门以及本单位每个员工所担当的角色，拥有的权限。管理层次均由管理者自行控制。采用浏览器方式使得易用性更强，客户端不需安装专用软件，系统的管理维护十分简单。

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常见问答

	初始化系统	新建部门和用户	角色权限管理	系统界面设置
	系统资源管理	安全与病毒防护	数据备份与恢复	系统与互联网连接

　　使用 黄城网络办公系统 初期，管理员需要对系统界面、用户权限管理、系统安全等作初始化设置。

一、建立部门和用户
　　添加用户帐户前，先要建立部门，设置方法：进入菜单 “系统管理 -> 组织机构设置” 菜单，点击 部门设置 页按键开始新建部门。
　　部门建立好后就可以建立用户帐户，设置方法：进入菜单 “系统管理 -> 组织机构设置” 菜单，点击左边的部门名称，可在该部门下建立用户。

二、用户权限管理
　　系统中可设定软件功能权限，可对软件左边树型菜单功能多少进行控制，设置方法：进入菜单 “系统管理 -> 角色权限设置” 菜单。点击界面上某个角色名后的 编辑权限 文字链接，在界面中将该角色允许的功能打勾，不允许的功能去掉勾。点击确定按键保存。除了修改已有角色外，也可以新建角色。角色将在建立用户时被选择，用户开放的功能将根据附带的角色而定。

三、设置系统界面
　　设置浏览器标题、主界面底部状态栏置中文字、软件标志等。
　　设置方法：进入菜单 “系统管理 -> 界面设置” 菜单。

四、系统安全设置
　　控制员工帐户的密码是否定时过期，登录系统错误重试次数限制。从而加强黑客攻击或密码破解的防护，提升 黄城网络办公系统 的安全性能。
　　设置方法：进入 “系统管理 -> 系统安全设置” 菜单，然后点击 系统登录设置 页按键。

　　在服务器上安装了 黄城网络办公系统 之后，局域网上的其它机器（也可以是在互联网上）只需打开浏览器，输入服务器的网址，形如http://192.168.0.1  或 http://主机名 即可进入 黄城网络办公系统 。如果服务配置为使用非80端口，只需在输入网址后面加入:端口号，例如 http://192.168.0.1:81。输入管理员所给的用户名和密码，点击登录按钮即可进入 黄城网络办公系统 主界面。

　　根据用户所属角色不同，左侧菜单中显示的功能也不同。所有用户权限和角色设置均由系统管理员登录系统后设置，具体设置详见“角色权限设置”。

二、帮助
　　“帮助”菜单以树型目录方式列举出了 黄城网络办公系统 的使用说明，用户可以直接点击查看。

三、菜单
　　“菜单”显示的就是用户所看到的树型菜单，所有功能模块都通过这里面打开。

四、快捷
　　“快捷”面板的顶部有界面主题切换下拉菜单，选择后可立即切换整个系统的界面。“快捷”可以让用户将自己经常用到的模块建立快捷方式，而不必通过菜单逐级展开进入，也可以把常用的外部程序挂接在系统当中。“快捷”是由用户个人定义的，所定义条目只对本用户有效。 
　　“快捷”分为“功能菜单快捷”和“Windows程序”。设置时只需点击“定义”，将“备选菜单项”中的选项选中，点击左箭头，将其选至左边的“菜单快捷组项目”中即可。使用时，点击显示的快捷方式名称，就可直接进入该模块。功能菜单快捷的设置见下图所示： 

　　Windows程序快捷可以挂接并调用本机电脑Windows下的应用程序。设置方法很简单，点击“定义”，右边可以进行设置，设置时，首先给该快捷方式设一个排序号，然后输入一个快捷方式名称，最后填写该程序的路径，如C:\Program Files\Windows Media Player\mplayer2.exe 点击添加就完成配置。点击“快捷方式”按钮刷新快捷组列表，就可以看到已经添加了的快捷项。初次使用Windows程序的时候，需要安装一个软件调用控件，以后使用不用再安装。Windows程序快捷设置界面见下图： 

五、短信
　　短信箱里面存放用户最近收到的5条短信，短信箱主要是为了用户方便管理短信息而设定，如果用户有未查看的短信，点击短信箱以后所有未查看的短信则不再提醒，但是短信的后面有“New”字样提醒，这样就避免了累积的多条未读短信不断弹出提醒而造成混乱。点击“回复”可直接回复该短信，点击“链接”可以查看短信的相关内容，如：公告附带的短信可链接到查看公告界面，点击“删除”可删除该短信，如果要删除短信箱所见到的短信，可以点击按钮“删除以上短信”。

　　办公助手启动后会在操作系统桌面右下角系统栏生成图标，如下图：

　　鼠标在图标上点击左键可以使办公助手窗口在显示或隐藏间切换。鼠标右键点击该图标将弹出选择菜单，如下图：

　　第一次使用办公助手软件时需要进行简单设置，选择菜单中的“助手设置”，填写登录地址（与浏览器登录地址相同）、用户名、密码。相关设置区域中有四个选项，可以对办公助手自动登录、启动显示界面、开机自动运行、最上层显示选项进行设置。助手设置界面如下图：

用腾讯QQ或TM集成办公助手

　　还可以使用QQ或TM实现办公助手的功能，在QQ的用户自定义面板中，点击收藏按钮，可定义如下收藏网址：http://OA服务器IP/helper/login.php?USERNAME=OA用户名&PASSWORD=OA密码 例如：http://192.168.0.1/helper/login.php?USERNAME=admin&PASSWORD=admin 可以将该地址作为QQ自定义面板的默认页面，下回一点击自定义面板就进入 黄城网络办公系统 了，用QQ集成效果如下图所示：

　　文档在线编辑的功能并不单独出现。在“工作流”、“文件柜”、“公告通知”、“邮件”、“工作计划”和“网络硬盘”等模块中，对于附件是Office文件格式的，均可进行在线编辑或阅读。如下图所示：

    用户是否具有对文档的编辑功能，要看具体模块中，是否为该用户设定了编辑权限。如文件柜、网络硬盘中，如果一个文件夹指定了该用户具有管理权限，则该用户可以在线编辑这个文件夹下的Office文档。

文件操作
　　文件操作有四个选项：保存文件、保存并关闭、页面设置、打印。

保存文件：修改文件的时候点击保存后可以保存修改；
保存并关闭：保存的同时关闭文档；
页面设置：如下图，设置页面的各种属性；
打印：打印文档（系统默认在阅读状态下不能打印文档）。

文件编辑
　　文件的编辑涉及到修改文件的痕迹保留问题。在修改文件的时候，点击痕迹保留，则用户所做的所有修改痕迹将会保留，点击显示痕迹就可以看到所保留的痕迹，点击隐藏痕迹则可以将痕迹隐藏而不显示出来。当然，如果不希望痕迹保留，可以点击不留痕迹，如此则不保留任何修改痕迹。

文件套红，是对特定单位需要“红头文件”的需求而设计的，如上图，“某某机关红头文件”，可以修改机关名称。

　　编辑文件时可以插入图片，如下图所示：

电子验证
　　电子验证包括手写签名和印章的加盖和鉴别功能。加盖印章效果如下图所示，该印章是事先用专用工具制作完成的，制作流程将在后面详述。

如将印章复制到其他文档中，用于非法用途，可以通过如图所示的方法鉴别。点击“验证签名及印章”，选择所看到的印章的名称，则可以看到焦点聚集在正确的印章上，同时在验证框中显示该章的用户、时间。

对于手写签名，插入方法就是点击插入手写签名，用鼠标（或手写设备）控制写入签名，书写完毕可以看到如下图所示的效果，手写签名同样可以通过和验证印章相同的方法鉴别其真伪。

插入手工绘图，方法和手工签名方法相同，示意图如下：

　　印章生成软件可以进入官方网站下载，电子印章的制作首先需要有一个印章的图片，打开软件后，先选择原始印章文件，就是扫描或者制作的印章图片，再点击“选择目标印章文件”，默认该文件的文件后缀应为“.esp”，填写好印章名称和用户名，最重要的是填写访问密码，这是加盖印章文件时必须输入的密码。如此就完成了电子印章的制作，在使用时，只需要选择印章文件并加盖就可以了。软件界面如下图所示：

　　“日程安排”的菜单位置：“个人事务 -> 日程安排” 。主要实现日程的安排和提示，以及日程安排的查询。

2、日常事务
　　用户可以订制日常事务，并采用短信提醒，对于长期从事的相同工作，可以避免每日的重复设置，方便用户的使用。事务类型如果选择“个人事务”，则该事务在“综合行政 -> 日程安排查询”中查询不到。新建事务界面如下图所示：

3、日程安排查询
　　用户可以设定日期范围、事务类型、事务内容、选项查询自己需要的日程安排，选项可以选择他人安排或是自己安排，可以按安字段导出打印自己安排的日程，也可以导出Excel报表。

1、工作日志管理
　　列出了最近的20篇日志，点击表格中的日志内容提示，可以查看或编辑日志。

2、新建工作日志
　　可以新建当天的日志，每天可记录多篇日志。日志类型有两种，工作日志和个人日志，个人日志在“员工工作日志查询”模块中是查询不到的。

3、工作日志查询
　　可以迅速找出符合条件的日志，最多可以输入3个关键词，系统进行模糊查询，找出所有符合条件的日志，并可导出为Excel格式。

a. 添加收件人：点击“添加”按钮，弹出一个窗口，可按部门和角色选择收件人，选择部门或角色，再点击部门内的人员，收件人列表里就会添加该用户的姓名，完成后，点击“关闭”按钮退出该窗口。
b. 邮件必须有一个标题，没有标题的邮件不能发送，如果忘记了写标题，系统会在发送邮件的时候给出提示。
c. 邮件写完之后，可以随邮件带一个附件，点击“浏览”按钮，会弹出选择文件对话框，选中想要发送的文件，点击“打开”即可完成添加。如果只是想发送一个文件，不写邮件内容邮件也可以发送。
d. 如果想提醒收件人查收，可以选中“使用短信息提醒收件人”。若有手机短信模块，可以选择“使用手机短信提醒收件人”。
d. 选择此邮件的重要程度，在收件人收到邮件后可以看见重要程度。
e. 点击“立即发送”即可发送邮件。
f. 如果不想立即发送，可以点击“保存到发件箱”，在想发送该邮件的时候，可以到“发件箱”里找到该邮件进行发送。（注意：向多个人群发的邮件在保存到发件箱的时候，保存的邮件数目会和人数相同）。
g. 如果需要重新填写邮件，可以点击“重填”，刚写好的内容都会被清掉，重新回到写新邮件的状态。
h. 发送后的邮件会在已发送邮件箱显示，如下图：
   根据邮件的状态，对于收件人没有察看的邮件，发件人还可以编辑修改或者删除。
   邮件查询提供对内部邮件的查询，可以通过邮箱、主题、内容以及附件所包含的关键词进行查询，其中内容最多可以选择三个包含关键词，如下图所示：
a. 选择邮箱（如收件箱），输入邮件主题包含文字（输入“a”）
b. 点击查询，则列出收件箱中所有邮件主题包含“a”的邮件

3、查询邮箱
　　可以对当前帐户内部邮件进行查询

4、邮箱管理
　　可新建邮箱或对现有邮箱进行管理。

　　配置好以后，点击邮箱名称即可进入，系统会验证用户名和密码并收取邮件，根据不同网络环境而定，登录可能要等几秒到几分钟不定，登录界面如下图所示：

　　发送短信后，收信人在30秒内可以收到短信，收信人屏幕上会弹出一个提示窗口，提示查看短信，如下图，收件人如果已看过该短信，点击“我知道了”则不再提醒，点击“删除短信”则该短信不再保存，点击“回复短信”则可直接回复。

　　点击功能面板上的“短信”可以查看所有未删除的短信息。点击左下角的短信箱功能键，可以方便的查看最近的短信，且避免了过多的短信的干扰（注：进入短信箱，则自动取消所有的短信提醒），并实现短信息与信息源的链接。

2、已接收短信
　　显示已经接收的短信列表。

3、已发送短信
　　显示已经发送的短信列表。

4、短信查询
　　可以使用短信查询功能，查看短信历史记录。

　　用户需要先建立自己的文件夹，然后在文件夹里增加文件。建立文件时，需输入或粘贴文档内容，可以通过“附件”的形式将一些已经编辑好的文件加入到新建文件中，如Word文件。文件柜具有对文本和Word文档全文检索、文件和文件夹移动等功能。新建文件界面如下图所示：

　　个人文件柜中可以设置文件夹成为共享文件夹。设置共享文件夹的方法是，选定一个文件夹，点击右下角的“共享此文件夹”选项。将可以共享该文件夹的用户名称拉至左边，点击保存即可。如果需要撤销该文件夹的共享，则同样的步骤将左边待选人员全部删除该文件自动成为非共享。对于修改权限，在下图中可以看到，修改权限的备选人员是共享范围内的人员，即具备修改权限的备选人员首先必须是共享范围内的人员。设置界面如下图示：

　　个人文件柜中，还可以实现全局检索的功能，点击主操作区界面右上角的“全局检索”进入搜索界面，可按不同关键字进行文件检索，节省翻阅查找时间，界面如下图所示：

　　点击标题可查看的详细情况，点击查阅情况可查看查阅过该公告的用户：

2、新建公告
　　“新建公告”的界面如下图：

格式：目前可供选择的格式有“普通格式”和“MHT格式”两种。MHT格式无需输入公告内容，只要在附件区上传“.mht”格式的文件即可，公告通知查看时就能直接显示该格式的文件。“MHT”格式可实现图文混排，同时可将文字和图片保存到一个文件中，由各种文档或者网页保存为以“.mht”结尾的文件。 

类型：这个类型是在“系统管理/系统代码设置”中“公告通知”中添加的，可以由系统管理员自行定义，用户只要在此选择相应的类型即可。不同类型在发布的公告通知的标题开头处有不同提示。

发布范围：是有三种选择的，分别为：部门、角色和人员。按照三种不同的方式选择，可以将公告通知发布精确至个人。如果按照部门发布，则只有被选择的部门人员才能看到发布的公告通知，相应的角色和人员也是一样。

有效期：可以选择生效日期和失效日期，公告在达到失效日期以后自动会转为失效状态。

附件：公告的附件是可以在发布的时候直接在线编辑的，如果上传的附件为office文档，还可以对Office文档进行在线编辑，在线编辑详细说明请点击查看“文档在线编辑”，所有功能模块的附件只要是Office文档，都可以实现在线编辑。

附件权限：发布公告的时候要选择此公告的附件是否是可以被人下载和打印的，软件默认是允许可以下载、打印的。

提醒：公告通知的发布可以选择是否用内部短信和手机短信发送。

三、公告查询
　　可按条件查询已发布的公告，查询出后可对公告进行修改、删除等操作。

四、公告统计
　　公告统计可以按姓名、部门、角色、性别、阅读率这些字段进行统计。按字段统计出的公告有催查的功能，如果有没有阅读的公告，可以点催查，让用户及时查看，以内部短信的形式通知用户。

　　“新闻管理”具中有查阅情况和评论功能，如图，点击“评论”按钮，可对新闻进行评论： 

2、新建投票

(1)新建投票
　　点击“新建投票”按钮，建立一个新的投票项目，选择发布范围，并可使用短信提醒，新建的投票，需要设定投票的选项，点击上图中的“投票选项”来增加设计好的投票项目。如下图所示：增加项目后的新建投票可以正式进入投票。 新建投票界面如下图所示：

(2)增加投票选项
　　新建的投票，需要设定投票的选项，点击“投票选项”来增加设计好的投票项目。如下图所示：

3、投票查询
　　按条件对投票进行查询。

一、工作办理与转交
　　进入 黄城网络办公系统 的“工作流程 -> 新建工作”菜单，如下图所示： 

　　我们要新建的是“出差申请”流程，点击下一步。此处同时列出了工作流程的步骤，用户可凭借此图查看流程的各步骤序号、名称和流程可选方向。

　　保存后，该工作将成为自己的当前待办工作，用户也可以委托本步骤的其他经办人代为办理：

　　工作的办理请看“待办工作流程”。

　　点击“办理”，此时，办理时间将自动被系统记录。进入办理界面后，可以在表单上填写相关信息，灰色的输入框表示无权修改（非本步骤的可写字段）。填写完毕后，如选择保存返回，则暂不转交下步，此后还可再进行修改；如选择保存转交，将进入转交下步的界面。只有主办人能修改表单的内容（可以保存表单）和上传公共附件，其他经办人只能填写“会签意见”和上传私有附件。第一步骤的主办人就是流程发起人自己。界面如下图所示： 

　　在表单的下面是公共附件区和会签意见区，公共附件可以上传文档附件和对Word和Excel文档进行在线编辑。在会签意见区可以保存自己的签办意见，不论经办人或者主办人都可以在此签办并且保存。对于多人办理的步骤，填写“会签意见”可实现会签的目的，快捷输入会列出最近输入过的50条意见，可直接选择。如下图所示： 

　　在工作办理过程中，可以查看流程图，了解流程流转情况： 

　　在工作办理过程中，可以查看和打印表单： 

　　如果认为输入的信息无误，点击  转交下步 即可结束本步骤办理工作，转交下一步骤处理，只有主办人能进行此操作：

　　可以指定多人会签办理，其中需要指定一个主办人。 还可以给下一步骤的经办人发送短消息提醒。已转交下一步骤的工作，在对方未接收办理前，仍可收回重新办理。

选择“仅由首先接收办理的经办人办理，可以不指定主办人”，则所有经办人按照先到先得的原则，其中任何一个经办人接收办理该工作后，其他经办人将不能经办该工作，仅由首先接收办理的经办人办理。

我们选择一个经办人“王强”，并点击前面的“主办人”按钮，将其设为主办人。

接下来，在本例中，以用户“王强”登录，可以收到短消息提醒：

同时，在首页上也会有提示，可直接点击进入该工作的办理界面：

第二步骤主办人，在办理后，点击  转交下步 
 
此时可以看到当前步骤的办理状态，红色表示正在办理中，如果从办人没有办理完毕，主办人应根据实际情况，酌情决定是否转交下一步。

选择步骤时，可选择分支步骤，可以根据流程定义的分支。在此例中，可以回转至第一步骤，也可以继续第三步骤。

如图为第三步骤结束后，进行转交。第三步骤被定义为可以结束流程，点击结束流程按钮即可，结束时，可以选择通知本流程所有步骤的经办人。

这样，一个出差申请流程就执行完了，流转过程中所输入的数据将自动存档。以上举例说明，主要针对主办人的操作，作为从办人，不能填写表单，只能填写会签意见，从办人确认办理完毕后，点击“办理完毕”按钮即可。

　　查询后显示结果如下图所示：

　　可以打印或查看流程图，也可以选择部份或所有查询结果生成Excel报表，然后利用Excel进行筛选、统计等工作。生成Excel报表界面如下图所示：

　　表单设计中如果使用了“列表控件”，也可以将列表项批量导出汇总，参考办公系统内置的“智能表单功能测试”流程。工作流程查询结果，提供了办理、委托、收回的链接，便于执行相关操作。通过工作查询，管理员可以查找并修改已结束流程的表单数据和文号，也可以恢复流程为“执行中”状态。

　　“监控工作流程”的菜单位置：“工作流程 -> 监控工作流程” 。

　　填写表单名称，保存。

　　然后点击“表单智能设计”，打开表单智能设计器。把Word制作好的表格全选后，复制/粘贴到表单设计器。这样，表单的基本样式就制作好了。如下图所示：

3、宏控件的使用
　　为了方便用户使用，我们提供了宏控件，宏控件可以代替手工输入，实现根据用户指定要求进行自动取值，使得工作流的表单填写更加智能与方便，下面举例进行说明：

表单中的“部门”项要求实现一个部门的下拉菜单效果，可以使用宏控件。具体操作是这样：把光标定位在表单的合适位置后，点击宏控件按钮，进行宏控件设定。 
 
点击确定，在表单上就生成了该控件，实际工作过程中，填写表单时，就可以选择部门了。

宏控件其它类型的使用方法，与上面的例子基本类似。下面重点介绍一下来自SQL查询语句的宏控件。

来自SQL查询语句 宏控件
来自SQL语句的宏控件，因其定义格式比较复杂，需要具备SQL语言的专业知识，并了解 黄城网络办公系统 系统数据库结构，建议在技术支持人员指导下完成。可以参照以下格式书写SQL语句：

下拉菜单型语句如：
SELECT URL_DESC from URL where USER='' order by URL_NO
该语句表示列出全部公共网址，并按序号排序显示

单行输入框语句如：
select USER_NAME from USER where USER_ID=`admin`
该语句表示查询用户名为admin的用户的姓名

注意：SQL语句中的单引号请用符号`替换（该符号在键盘TAB上方）。

目前，SQL语句中已支持以下宏变量，更加方便：
[SYS_USER_ID], 表示当前用户的用户ID
[SYS_DEPT_ID]，表示当前用户的部门ID。
[SYS_RUN_ID], 表示当前的工作ID，可用于FLOW_RUN_DATA等表的查询
举例如：
select USER_NAME from USER where USER_ID=`[SYS_USER_ID]`
此句表示查询当前用户的姓名

select USER_NAME from USER where DEPT_ID=`[SYS_DEPT_ID]` 此句表示查询当前部门所有用户的姓名

select USER_NAME from USER,USER_PRIV where USER.USER_PRIV= USER_PRIV.USER_PRIV AND DEPT_ID=`[SYS_DEPT_ID]` order by PRIV_NO 此句表示查询当前部门所有用户的姓名，并按角色序号排序


4、日历控件的使用
　　日历控件用于实现日期选择窗口的弹出，我们结合出差日期来看一下：

　　建立日历控件前，需要先创建一个单行输入框型的宏控件（出差开始时间）。 
 
　　接下来，点日历控件按钮，进行日历控件设定，此时，要填写前面建立的单行输入框的名称，这样就可以把日历控件和输入控件建立起一个对应关系，以后在实际的工作办理过程中，日期选择窗选择的日期就可以回填到指定的单行输入框中，日历控件设定。
 

注意：在表单设计器中，无法查看日历控件的实际效果，只有在具体工作办理时才能使用。另外，一定要注意日历控件是与其他控件配合使用的，不能单独使用。

5、计算控件的使用
　　在日常工作中，填写表单时，经常会存在一些计算项目，使用计算控件可以简化人员操作，提高准确性。

　　以下举例说明（以下举例中制作的控件，没有包含在上面的表单中）：
首先，我们先建立好需要参与计算的项目，如图，建立好交通费和住宿费这两个单行输入框控件：
 

接下来，点击计算控件按钮，建立一个计算控件，设定时需要输入计算公式：公式的规则就是四则运算规则，可以利用括号和加减乘除，公式的计算项目就是上面建立的单行输入框控件的名称。 
 

公式可以是四则混合运算，支持公式中出现常量、括号，下拉菜单控件如果值为数字，也可以参与计算。

然后，我们再把其它需要建立的输入控件，根据实际情况设定好，同时可以对格式作一些调整。至此，表单就设计完毕了，保存表单后退出表单智能设计器。
 

下面总结几个表单设计的小技巧：
1、用FrontPage、DreamWeaver等网页设计工具或Word软件，可以制作风格多样、颜色艳丽的表单。建议使用网页设计工具设计好表单样式，这样比较方便在表单设计器中调整（使用Word设计的表格，格式、尺寸不太容易调整）。
2、可以选中控件，用鼠标拖动其边缘，改变其大小。
3、在控件上按右键，可修改其属性，或进行复制、粘贴。同一类型或名称近似的控件可以采用复制的办法，快速生成，然后再进行详细设定。
4、在表格的单元格中，可以用键盘移动光标，用Backspace键删除控件前的多余空格。
5、可以选中控件，点击居中按钮，使控件位于表格中央。
6、快捷键：ctr+c复制，ctrl+v粘贴，ctrl+z取消，ctrl+y重做。选择编辑HTML源文件模式，单击鼠标3次，再取消编辑HTML源文件模式，可将所有内容全选，按Delete键可删除。
7、    表单中还可以使用特殊的宏标记文字，实际使用该表单时，宏标记会显示为具体的信息，下面做一些说明：
#[表单]，代表表单名称。
#[文号]，代表文号或说明。
#[时间]，代表第一步骤的办理日期。
8、如果需要改变原表单样式，则可以把新的表单先拷贝到原表单上方，把原来的控件拖动到新表单合适的位置（但控件顺序应该保持原顺序，按从上到下，从左至右排序）

注意：
a、请勿将设置好控件的表单拷贝回Word或网页设计工具再编辑，这样，控件的属性信息可能会丢失。
b、修改已经在使用的表单时，控件顺序应该保持原顺序，按从上到下，从左至右排序，否则表单将无法与历史数据对应。
c、控件名称不能含有空格，也最好不要使用标点符号。

表单设计好后，管理员对工作流的设置工作已完成大半，剩下的就是工作流程的定义了。


二、设计流程

1、建立流程分类
    建立流程的分类，点击“新建流程分类”即可进入，输入流程分类排序号和流程分类名称，再点击确认即可，分类排序号仅是用于显示时的顺序。 

2、新建流程
　　进入 黄城网络办公系统 系统的“系统管理-〉工作流设置-〉设计流程”，选择“新建流程”，我们定义一个固定流程，如图：
 
新建流程时，需选择流程分类、指定流程排序号、选择固定流程或者是自由流程（自由流程无需定义流程步骤）以及选择所要用到的表单。
如若在使用该流程时需要上传附件，选择“允许附件”中的是，否则选否。
可以在流程说明中，对该流程注意事项作简单描述，便于员工查阅。

自动生成工作名称/文号为可选项，使用自动文号，使得工作的命名更加规范。

默认的工作名称如下：出差申请(2006-05-24 13:26:27)
如果设定了表达式，则会按表达式指定格式生成工作名称或文号。

表达式中可以使用以下特殊标记：
{Y}：表示年
{M}：表示月
{D}：表示日
{H}：表示时
{I}：表示分
{S}：表示秒
{F}：表示流程名
{U}：表示用户姓名
{N}：表示编号，通过 编号计数器 取值并自动增加计数值

例如，表达式为：成建委发[{Y}]{N}号，编号位数为4
自动生成文号如：成建委发[2006]0001号
例如，表达式为：BH{N}，编号位数为3
自动生成文号如：BH001
例如，表达式为：{F}流程（{Y}年{M}月{D}日{H}:{I}）{U}
自动生成文号如：请假流程（2006年01月01日10:30）张三

最后保存设置，新建流程完毕。

3、管理流程
   建立流程完毕后，返回设计流程界面，可以实现流程的设置与管理。 
 
在“管理流程”的列表中，点击该流程对应的“流程设计器”操作项，进行流程设计，也就是流程步骤的定义（固定流程需要定义步骤，而自由流程不需要）。
流程设计器如下图所示：
 
这个图显示的是已经定义好步骤的效果，在设计器空白处按右键，可以新建步骤。
可以拖拽表示步骤的方框，使得布局显示效果比较好时，可以保存布局。

新建流程步骤 

步骤“序号”的设置：序号应为数字，流程中的步骤序号必须是连续的。
“下一步骤”的设置：下一步骤可以设置为空，则表示流程按步骤序号依次执行；如设置，则表示允许跳转至指定步骤。

例如：步骤1的下一个步骤设置为步骤3，则表示可以跳过步骤2直接流转至步骤3。也可以设置为多个分支，例如步骤1的下一个步骤设为步骤2和步骤3，则表示流程的主办人可选择其中的一个流程分支，既可以是步骤2也可以是步骤3，下一个步骤的分支没有总数限制。如设置了[结束流程]，表示可以在该步骤转交时，直接结束流程。
充分利用下一步骤的设置，用户就可以设计出复杂的业务流程，满足业务灵活多变的需要。

经办人、经办部门、经办角色的设定：
接下来，我们需要分别编辑每个步骤的经办人、经办部门、经办角色，可以只设定其中的一项或几项，系统在流转过程中的经办人选择时，会取这三项的合集。如图，是设定经办人员： 

可写字段的设定：
流程要正确运转，还需要设置好每个步骤的可写字段，用于控制每个步骤中，表单的各项目的输入权限，例如，步骤1的可写字段设置如下： 
 
编辑可写字段时，对于名称重复的项目，只需加入一个就可以了。
流程公共附件，也作为可写字段的一个特例在此处设定操作权限。

设定允许在不可写情况下自动赋值的宏控件：
是指，不是可写字段的宏控件，希望能自动赋值，但不能修改，可以在这里设置，字段名称用英文逗号隔开。

条件设置：
    通过条件设置，可实现表单数据在转交时进行校验，并能够自动选择流程分支，从而实现流程的自动化、条件化控制。
    条件设置分为转入条件和转出条件，可通过条件生成器帮助书写条件表达式。
条件生成器：用于帮助使用者书写条件表达式，当条件有多条时，是“与”
的关系，也就是必须同时满足。
    转入条件：是指数据满足转入条件，才可以转入本步骤，合理设定转入条件，可形成流程的条件分支。
    比如，在一个费用审批流程中，金额小于500由部门经理审批（步骤2），金额大于或等于500由总经理审批（步骤3），那么步骤2的转入条件可设为：
’金额’<’500’，步骤3的转入条件可设为：’金额’>=’500’ 
    转出条件：是指数据满足转出条件，才可以转出本步骤，如下图，是流程第一步骤“出差申请”的条件设置，当出差地点不为空时，才允许转交下一步骤。 


3、定义流程监控人员和查询人员
　　在“管理流程”的列表中，点击“编辑监控人员”，可以指定监控该流程的人员（如下图），监控人员可以随时将该流程的工作转交下步、终止（自由流程）或删除，并可以查询该流程的全部工作。 

同样方法，可设置该流程的查询人员，查询人员可以查询该流程的全部工作。

2、人员考勤记录
　　选择某个部门的人员，可以查看该用户的考勤记录。列于首页的是今日该人员的上下班登记和考勤统计查询。考勤统计是统计一段时间之内该用户的考勤记录，该记录详细列出了用户的上下班统计、外出记录、请假记录和出差记录。如下图所示： 

3、考勤记录查询与管理
　　用于查询一段时间或者当天的人员上下班、外出、请假情况，其中对外出与请假记录可以执行删除操作。 

二、考勤设置

1、排班管理
　　用来设置单位考勤时间的，最多可以显示6次登记。
 
2、考勤数据管理
　　用于方便地删除各项考勤的数据或者全部考勤数据。

3、删除考勤数据
　　用于清空某一时间段的各项考勤的数据或者全部考勤数据。

4、编辑考勤管理人员
　　指定考勤的管理人员（在请假登记和外出申请时向“编辑考勤管理人员”中指定的人员申请）。

5、设置免签人员
　　考勤管理中可以设置免签人员，这些用户一旦被设置为免签，则不需要上下班登记。

6、设置上下班登记时间段
　　设置上下班登记间隔时间可以防止考勤作弊。

7、设置节假日时间
　　为了考勤数据中更加可靠的实现公平，考勤管理中具备“设置节假日时间”，节假日不算入考勤中。

指标集明细建立（点击上图中指标集明细）： 

输入考核项目、分值范围点击添加即可。注意：如果考核指标集已经被应用，如果对该考核指标明细进行修改则会影响到已应用的考核任务。

二、考核任务管理
　　新建考核任务：按照管理范围：由于考核人和被考核人都是多个，如果选中按照管理范围，每个考核人进行考核时只能考核自己管理范围内（在系统管理用户管理中设定）的被考核人。如果不选中考核人进行考核时就对所有的被考核人进行考核。 选取适当的考核指标集，下拉框中会显示上一步所建立的考核指标集。匿名：在查询考核数据时是否显示考核人名称。 新建立考核任务如下图： 

三、考核管理
管理已发布的考核任务： 
　点击考核人、被考核人、考核项目指标集进行查看。
　状态：该考核任务是否终止还是生效，终止的考核任务不能进行考核和修改考核分数。
　操作：对考核任务进行修改、删除、终止考核任务和恢复以终止的考核任务。

考核数据查询： 
　输入查询条件进行查询， 查询界面如下图所示：

查询后，点击考核人、被考核人、考核项目指标集进行查看，点击查阅查看考核分数。 







 

　　注意：以上两个参数一经设定后便不能再修改，设定时请慎重进行，建议由财务人员或在财务人员的指导下设定。设定时会出现确认提示，点击“确定”继续。 完成后界面如下：

　　设定固定资产参数后，还需要设置固定资产的类别，界面如下图所示： 

二、固定资产管理
　　设定完参数后，就可以进行固定资产的管理，可以新建、修改、减少和查询固定资产，还可以对固定资产进行折旧处理。新建固定资产时，有些数据与资产折旧相关，建议由财务人员或在财务人员的指导下操作。新建界面如下图所示： 

　　在固定资产管理模块还可以修改固定资产的信息和减少某一件固定资产，以及查看某资产的折旧记录，首先输入查询条件（也可以为空），查询出相应的固定资产信息，点击“编辑”进入编辑界面（同新建固定资产的界面相同），可以修改固定资产的基本信息，点击“减少”可以减少该条固定资产的信息。 可设定固定资产类别，添加的资产类别可以随时进行编辑、删除。 

三、固定资产折旧
　　固定资产折旧只能在相应的时间进行，如在“参数设置”模块设置“折旧计提方式”为按年折旧，则只能在每年的12月份进行折旧，如果按季折旧，则只能在每年的三、六、九、十二月份进行折旧，而且每件固定资产每年（季、月）只能折旧一次，如果该年（季、月）已经进行过折旧，则只能等到下年（季、月）再进行折旧操作。 例如在“参数设置”模块中设定为按季折旧，则我在二月份的时候点击“固定资产折旧”菜单时则给出如下提示： 

四、固定资产查询
　　固定资产查询界面如下，输入查询条件，则列出相应的固定资产信息。界面如下图所示：

　　会议进行中，会议纪要可以指定为相关人员可读，申请人和管理员可以对会议纪要进行修改。

　　文本网络会议可以是对全体员工开放，也可以是仅对某个部门开放。点击会议主题，进入该会议。网络会议以文字形式进行，操作方式与网上常见的聊天室是类似的。用户可通过点击网络会议接口右下角的“离开会场”可以返回网络会议列表，网络会议界面如下图所示：

二、文本网络会议管理
　　文本网络会议管理是由有权限的用户创建的，新建立网络会议操作界面如下图所示：

　　可对文本网络会议进行结束会议、删除等相应操作，界面如下图所示：

　　可对文本网络会议进行结束会议、删除等相应操作，界面如下图所示：

三、文本聊天室设置
　　包括文本聊天室的新建、编辑和删除。



　　

问：如何进行出库操作？
答：1. 进销存 -》  销售管理 -》 销售记录管理 中 新建销售记录。   2. 进销存 -》  库存管理 -》 销售出库管理 中 出库记录审批。

　　左边的部门中点击部门名称，则将自动列出该部门的所有人员，并可以添加用户至该部门中： 

　　在增加用户的时候，有一个“指定辅助角色”选项，主角色用于排序，用户的权限是主角色和多个辅助角色的权限合集。如此一来，角色的设置数目就可以减少，并且便于定义多个基本的权限组合，更加灵活。为了实现 黄城网络办公系统 从内部办公系统，提升为企业对外窗口的目的， 黄城网络办公系统 内对用户登录设置了三个访问控制属性：
　1.禁止登录 黄城网络办公系统 ：如果这个属性被选上，则该用户虽然属于某一个部门却不能登陆系统，对普通用户为不可见，也不是在“离职/外部人员”列表中。在人力资源等模块可以对其进行管理。
　2.禁止查看用户列表：如果用户被禁止查看用户列表，则此用户无法看到任何一处的用户名单，由此也不能给任何用户发送即时消息或者邮件。
　3.禁止显示首页：有的客户不能察看首页，如果相应的模块权限也没有，则这个用户就无法看到系统的一些关键数据，保密措施之一。
　在添加新用户的功能下，可以看到部门用户列表，如下图所示。对于系统管理员(admin)来说，可以在此清空密码或者编辑用户属性。 

2、部门管理
　　可以根据本单位实际情况设置多级部门，填写各个部门的电话、传真、部门职能等。注意：部门排序号如果是个位数，前面必须加“0”，比如序号“3”应该写为“03”，否则排序会不正确。界面如下图所示： 

“公共自定义组”说明：公共自定义组不会在部门结构中显示出来，主要是为了在发邮件、新闻、通告等特定人员选取方便。

3、单位管理
　　可以修改单位的 电话、传真、邮编、地址等相关信息。

　　“角色权限设置”的菜单位置：“系统管理 -> 角色权限设置” 。

则以后内部短信息的类型中就多了一项。特别对于公告管理，每一个公告要对应一个通知类型，如“财务通知”、“行政通知”等。如此对于办公时能更加便捷。

　　“应用服务监视器”主要是监视 黄城网络办公系统 所需要的服务，主要是三项服务，在这里可以很容易的看到服务的状态，并且方便快捷的操作 黄城网络办公系统 所需要的服务（停止或者启动），左键点击“应用服务监视器”图标出现菜单，如果服务的名称前面为绿色标记，则说明该服务处于正常运行状态，如果为红色就说明这项服务目前尚未启动。如下图所示：

　　将鼠标悬停在服务名称上，可以显示出操作菜单，对于已启动服务，可以进行的操作有“停止”和“重新启动”，对于尚未启动的服务，能进行的操作只有“启动”。如下图所示：

　　如果需要打开“应用服务监视器”的全部界面，可以右键点击图标，出现如下界面：

　　选择第一项“打开应用服务监视器”可以进入监视器的操作界面，如果选择第二项，则进入操作系统的“系统服务管理器”。打开应用服务监视器后，窗口的右边区域列出了三个服务，左边排列着功能按键按键。其中“端口设置”按键可以对 黄城网络办公系统 端口进行设置，“服务管理器”按键则是进入操作系统的系统服务管理。

　　一般来讲，如果希望通过互联网使用网络办公系统，安装网络办公系统的服务器需要有一个互联网的IP地址，如201.89.56.8，如果用户使用局域网共享接入互联网，接入服务商会提供一个IP地址，如果使用ADSL固定IP方式接入，电信局也会分配一个IP地址。这种情况时，在远程使用网络办公系统，只需要上网在浏览器地址栏输入http://IP地址，就可以进入 黄城网络办公系统 登录界面。

    对于拨号上网或ADSL无固定IP方式接入互联网，可以申请一个动态域名指向服务。目前有很多这样的免费软件，例如到：http://www.vicp.net下载一个名为“花生壳”的软件，安装该软件并使用该软件提供的向导注册一个虚拟域名，例如：

http://demo.vicp.net

　　这样，一但安装 黄城网络办公系统 的服务器连接到互联网时，该软件就会将ISP（网络服务提供商）自动分配给该服务器的IP地址与注册的域名绑定。这种情况时，在远程使用网络办公系统，只需要上网在浏览器地址栏输入如

http://demo.vicp.net

这样的网址，就可以进入 黄城网络办公系统 登录界面。

     在企业中，一般使用路由方式接入互联网，这种情况下，企业中的计算机都只有类似192.168.0.10这样的局域网IP地址，如果在其中某台计算机上安装了 黄城网络办公系统 ，通过互联网访问该系统时，因为该计算机没有互联网的IP地址，所以无法直接定位到该计算机。解决的办法是配置路由器，将外界对 黄城网络办公系统 端口的访问映射到局域网服务器上。

关于路由器的配置，对于不同的设备，配置方法也不尽相同，用户可与 黄城软件 取得联系获得相关配置指导。

问：我的密码忘记了，如何清空密码？
答：用admin管理员进入“系统管理 -> 组织机构设置”中的“用户管理”，点击界面右上角的“用户查询或导出”输入用户名，在查询出的用户名后点“admin清空密码”文字链接。